Pada saat proses pengiriman barang, efisiensi dan keamanan menjadi hal yang utama. Anda mungkin pernah mendengar surat jalan pengiriman barang. Banyak orang berpikir bahwa surat jalan pengiriman barang hanya sekedar formalitas saja. Namun, nyatanya dokumen ini sangat penting untuk melindungi bisnis dari kerugian. Bagaimana bisa?

Tentu saja! Surat jalan pengiriman barang bisa menjadi langkah proaktif untuk melindungi keamanan barang Anda selama pengiriman. Jadi, jika terjadi kehilangan atau kerusakan, Anda memiliki bukti kuat untuk proses penyelesaian permasalahan dengan pihak terkait. Artikel ini akan membahas tentang surat jalan pengiriman barang, fungsi, dan format suratnya. Bagi Anda yang bertanya-tanya, apakah surat jalan benar-benar sepenting itu? Yuk simak lebih lanjut!

 

Apa Itu Surat Jalan Pengiriman Barang?

Sederhananya, surat jalan pengiriman barang merupakan suatu dokumen resmi yang menyertai pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lainnya. Surat jalan pengiriman barang tak hanya dibuat saat proses pengiriman antar perusahaan saja, loh! Surat ini juga diperlukan untuk bisnis dan konsumen. Biasanya, surat ini memuat informasi yang detail, mulai dari nama, jumlah, dan spesifikasi barang yang dikirim, hingga data lengkap pengirim dan penerima. Dalam dunia bisnis, surat jalan berfungsi menjadi dokumen mendukung untuk pencatatan keluar-masuk barang dari gudang. 

 

4 Fungsi Surat Jalan dalam Bisnis

Jadi, kenapa surat jalan pengiriman barang itu penting? Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat jalan yang perlu Anda ketahui.

1. Sebagai Bukti Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen resmi, surat ini bisa berfungsi membuktikan bahwa barang telah dikirim dari gudang atau tempat usaha Anda menuju lokasi pihak penerima. Jadi, ketika terjadi hal yang tidak diinginkan di perjalanan, Anda bisa memberikan bukti berupa surat jalan pengiriman barang. Contohnya, jika terjadi kehilangan atau kerusakan barang, klaim dapat lebih mudah diproses.

 

2. Mempermudah Proses Penerimaan Barang

Saat Anda menjadi pihak yang menerima barang atau pemesan barang, Anda membutuhkan dokumen satu ini. Sebab, adanya surat jalan pengiriman barang akan membantu Anda mengecek ulang apakah barang yang diterima sudah sesuai. Ketika Anda mendeteksi jumlah barang yang tidak sesuai, Anda bisa mengajukan keberatan karena memiliki surat jalan yang menyimpan informasi detail tentang barang yang dikirim.

 

3. Membantu Pengelolaan Stok dan Laporan Keuangan 

Surat jalan pengiriman barang membantu bisnis Anda dalam mengatur stok barang secara lebih terorganisir karena dokumen ini menjadi pendukung saat pencatatan barang yang keluar masuk dari gudang. Lebih dari itu, surat ini juga membantu staf keuangan dalam mencatat dan menyusun laporan penjualan atau pengiriman.

 

4. Memastikan Barang Sampai dengan Aman dan Tepat Waktu

Pada surat jalan pengiriman barang, informasi detail mengenai barang terlampir dengan jelas. Tanpa adanya surat jalan, Anda akan lebih sulit untuk memastikan barang sampai sesuai dengan pesanan yang sudah disepakati.

 

Format Penulisan Surat Jalan

Surat jalan umumnya memuat beberapa informasi penting, di antaranya:

• Judul Dokumen: Bisa berupa “Surat Jalan Barang” atau “Delivery Order.“

• Nomor Surat Jalan: Kode referensi unik untuk dokumen ini.

• Tanggal Pengiriman: Waktu pengiriman barang dilakukan.

• Data Pengirim: Meliputi nama, alamat, dan kontak pengirim.

• Data Penerima: Berisi nama, alamat, dan kontak penerima barang.

• Rincian Barang: Deskripsi barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, dan satuannya. Jika diperlukan, bisa mencantumkan berat atau volume barang.

• Detail Kendaraan: Informasi kendaraan pengangkut, termasuk nomor plat.

• Identitas Pengantar: Nama sopir atau petugas yang mengantarkan barang.

• Tanda Tangan & Stempel: Bukti pengesahan dari pengirim, penerima, serta pengantar barang.

Alur Kerja Surat Jalan dalam Bisnis

Dalam operasional bisnis, surat jalan pengiriman barang melewati beberapa tahap, berikut adalah alur kerja yang umum diterapkan:

1. Penerbitan Surat Jalan

Pengirim membuat surat jalan dalam tiga rangkap sebagai bukti pengiriman barang.

 

2. Pengiriman Barang

Surat jalan dibawa bersama barang sebagai dokumen resmi selama proses pengiriman.

 

3. Pembagian Surat Jalan di Lokasi Tujuan

Setibanya di lokasi penerima, surat jalan dibagi menjadi tiga bagian sesuai fungsinya:

• Rangkap putih dikembalikan ke pengirim sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.
• Rangkap merah disimpan oleh penerima sebagai tanda bahwa barang sudah diterima.
• Rangkap kuning digunakan sebagai arsip untuk pencatatan transaksi.

Proses ini memastikan bahwa setiap pihak memiliki dokumentasi yang jelas dalam transaksi pengiriman barang.

 

Optimalkan Keamanan Proses Pengiriman Barang dengan GPS Tracker

Selain menggunakan surat jalan, teknologi seperti GPS tracker juga dapat meningkatkan keamanan pengiriman barang. Dengan GPS tracker, pemilik bisnis dapat melacak posisi kendaraan secara real-time, memastikan barang tetap dalam jalur yang benar dan sampai di tujuan tepat waktu. Fitur ini sangat berguna bagi bisnis yang mengandalkan logistik dalam skala besar, seperti distributor, e-commerce, atau perusahaan manufaktur.

Salah satu solusi terbaik dalam pelacakan pengiriman adalah GPS Tracker Profesional  yang menawarkan sistem pemantauan berbasis teknologi canggih.  GPS Tracker Profesional  dari Arvento menawarkan pelacakan real-time yang memungkin Anda untuk monitoring pengiriman barang, dimanapun dan kapanpun!

Anda juga bisa mengurangi kekhawatiran akan risiko pencurian selama pengiriman karena produk ini memiliki fitur pelacakan pembukaan pintu kendaraan dan sistem pencocokan kendaraan dengan supir sehingga memastikan kendaraan dioperasikan oleh orang yang semestinya bertanggung jawab. Jika terjadi situasi darurat, sistem dukungan darurat untuk pengemudi siap membantu, memastikan setiap perjalanan lebih aman dan terkendali. Dengan teknologi canggih dari Arvento, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan menjaga keamanan setiap kiriman hingga sampai ke tangan pelanggan.

Segera gunakan GPS Tracker Profesional dan pastikan setiap pengiriman barang Anda sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu! Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi arvento.id. atau hubungi Arvento Indonesia untuk konsultasi mengenai GPS terbaik untuk bisnis Anda.